Jak poprawić produktywność? Wypróbuj Nozbe!

Jak poprawić produktywność? Moim zdaniem kluczem jest dobra organizacja pracy. Żeby to osiągnąć, lubię stosować metodologię “Get Things Done”, w skrócie GTD, która została po raz pierwszy przedstawiona i opisana przez Davida Allena w jego książce: “Getting Things Done”.

Na rynku istnieje całe mnóstwo narzędzi, które lepiej lub gorzej implementują tę metodologię. Jednak moim ulubionym, którego używam na codzień jest polska aplikacja Nozbe. Dlatego też dziś przedstawię Wam to narzędzie i pokażę jak poprawić produktywność dzięki niemu. Jest to w sumie już drugi mój wpis, po tym na temat metody Pomodoro, na temat produktywności ostatnimi czasy. Myślę, że takich wpisów może pojawić się na blogu więcej ponieważ moim zdaniem jest to przydatna wiedza dla każdego programisty.

Zanim zacznę przedstawiać samo narzędzie Nozbe myślę, że warto spojrzeć przez moment na metodę GTD, na której przecież jest ono oparte.

Metodologia Get Things Done - wprowadzenie

Zgodnie z teorią zawartą w metodologii GTD, najważniejszymi aspektami zarządzania czasem są kontrola oraz perspektywa. Porozmawiajmy najpierw o perspektywie.

Perspektywa

W GTD na zadania możemy patrzeć w kontekście sześciu poziomów:

• obecne zadania
• obecne projekty
• obszary odpowiedzialności
• cele jednoroczne
• wizja na najbliższe pięć lat
• całe życie

Perspektywa obecnych zadań obejmuje małe zadania, które mogą zająć od kilku godzin do kilku dni. Obecne projekty to już coś o rząd wielkości większe. Projekty te, mogą zawierać mniejsze zadania, ale nie tylko te obecne ale i przyszłe. Idąc dalej, w obszarach odpowiedzialności mieszczą się różnego rodzaju projekty itd.

Kontrola

Z kolei w kontekście kontroli, metodologia Get Things Done dostarcza nam cały system panowania nad zadaniami, który zawiera pięć kroków:

• kolekcjonowanie - zbierz do kupy wszystkie swoje notatki, plany, pomysły i zadania i umieść je w jednym miejscu
• analiza - znane też jako przetwarzanie (ang. processing); przejrzyj wszystkie zebrane elementy i zdecyduj co z nimi zrobić: czy wymagają podjęcia akcji? jeśli nie, zarchiwizuj, wyrzuć lub odłóż na później; w przeciwnym wypadku wykonaj zadanie, oddeleguj lub zapisz na liście “do zrobienia”
• porządkowanie - weź elementy z listy “do zrobienia” i nadaj im kontekst (na przykład: rozmowa telefoniczna, na komputerze, itp., itd.); następnie pogrupuj je w projekty
• przegląd - przynajmniej raz w tygodniu (ale najlepiej codziennie), przejrzyj wszystkie swoje zadania by dowiedzieć się co jest następne do zrobienia
• realizacja - kiedy wiesz już co masz do zrobienia w tym tygodniu/dzisiaj, zacznij działać

Jak poprawić produktywność dzięki Nozbe

A więc, jak widzisz, metodologia Get Things Done to coś więcej niż tylko zwykła lista “to-do”. To bardziej całościowy system organizacji zadań w celu zwiększenia swojej produktywności. Oczywiście możesz po prostu używać kalendarza i notatnika by stworzyć swoje listy zadań, itd. Istnieje jednak lepszy sposób. Zamiast tego możesz po prostu użyć dedykowanej aplikacji. Tak jak wspomniałem, moją ulubioną, z powodzeniem używaną przeze mnie jest Nozbe. Spójrzmy więc jak poprawić produktywność dzięki dostarczanym przez to narzędzie funkcjom.

Główne okno aplikacji

Nozbe to aplikacja dostępna na systemy operacyjne: Windows, OS X oraz Linux. Oczywiście oprócz tego mamy do dyspozycji aplikację mobilną w wersji na iPhone/iPad oraz na Androida. Ponad to istnieje też możliwość skorzystania z wersji dostępnej przez przeglądarkę internetową.

Interfejs użytkownika jest w tej aplikacji bardzo przejrzysty i intuicyjny. Moim zdaniem posiada też bardzo dobry UX. Screen poniżej:

Na początek spójrzcie na panel w lewej części okna aplikacji. Zawiera on przyciski umożliwiające wybór poszczególnych widoków. Kliknięcie w jeden z nich powoduje wyświetlenie odpowiedniego widoku na prawo od panelu. Wszystkie widoki zawierają po prostu listy z zadaniami. Kiedy klikniesz na jedno z zadań, pojawia się dodatkowe okno ze szczegółami zadania (widoczny na screen-shocie panel po prawej).

Szczegóły zadania

Wszystko w Nozbe jest oparte na metodologii GTD. Jeśli spojrzysz na panel po prawej, możesz zauważyć, że zadanie może być częścią projektu (“blog - tematy” na przykładzie). Może być jednocześnie przypisany do kategorii (“pisanie”) co odpowiada kontekstowi w GTD. Oprócz tego możemy przypisać zadaniu deadline (“Today 19:00”) oraz ile zadanie potrwa (“3h”). Oczywiście jest też możliwość definiowania zdań cyklicznych.

Wszystkie informacje znajdujące się na panelu zadania widoczne są jednocześnie w widoku zadań (na środku). Tu i tam mamy również do dyspozycji guzik (puste kółko na lewo od nazwy zadania) pozwalający na oznaczenie zadania jako zrobione. Dodatkowo możemy też oznaczyć zadanie jako priorytetowe klikając na gwiazdkę znajdującą się na prawo od nazwy zadania.

Poza kategoryzowaniem i priorytetyzowaniem naszych zadań, możemy również zadania komentować. Jest to funkcja przydatna szczególnie kiedy wykorzystujemy Nozbe w większym zespole. Możemy wtedy zadania współdzielić, a różni członkowie zespołu mogą dodawać swoje komentarze do zadań.

Widok priorytetów i skrzynka spraw

Wróćmy teraz do panelu po lewej w celu omówienia dostępnych z tego poziomu widoków. Na górze znajduje się przycisk “Priority” (Priorytety w polskiej wersji językowej). Wciśnięcie tego przycisku powoduje wyświetlenie zadań, które powinniśmy wykonać w pierwszej kolejności. Są to wszystkie zadania oznaczone gwiazdką. Oznaczanie gwiazdką powinniśmy, zgodnie z GTD, wykonywać podczas cotygodniowych lub codziennych przeglądów zadań.

Zaraz poniżej przycisku priorytetów, mamy kolejny - “Inbox” (Skrzynka spraw). Jest to miejsce do którego powinniśmy wrzucać wszystkie nowo pojawiające się zadania. Będą one czekać do następnego przeglądu i nadania im kategorii oraz przypisania do projektu.

Projekty

Kolejny przycisk po skrzynce spraw to “Projects”. Kiedy klikniemy ten przycisk, naszym oczom ukaże się dodatkowy panel wewnątrz lewego panelu. Wygląda to tak jak na poniższym screenie:

Zgodnie z metodologią Get Things Done, jeśli z zadania możemy wydzielić więcej niż jedno “pod-zadanie” to w rzeczywistości jest to już projekt. W przedstawionym powyżej zrzucie ekranu widzimy listę naszych projektów. Możemy je też tutaj różnicować za pomocą kolorów. To bardzo przydatne, ponieważ kolory te będą później dobrze rozróżniać nasze zadania w widoku priorytetów. Kliknięcie któregoś z projektów, powoduje przełączenie widoku zadań (na środku okna aplikacji) na widok zadań należących do danego projektu.

Kategorie

Kolejny przycisk w lewym panelu to “Categories” (czyli po naszemu kategorie). Tak jak już wspominałem, jest to ekwiwalent kontekstu opisanego w GTD. Kiedy klikniemy przycisk kategorii, pokaże nam się “pod-panel” podobny do tego z projektami tylko zawierający dodane przez nas kategorie. Możemy nadawać im tutaj kolory i symbole. Kategorie są bardzo przydatne jeśli w naszej pracy mamy różne konteksty działań. Na przykład “w biurze” albo “przez telefon”. Wystarczy wtedy wybrać daną kategorię (kliknięcie kategorii przełącza widok na listę zadań danej kategorii) a następnie “za jednym zamachem” wykonać kilka podobnych zadań.

Szablony

Wydaje mi się, że kolejny przycisk, “Calendar” nie wymaga objaśnienia. Warto jednak przyjrzeć się kolejnemu, którym jest “Templates” czyli szablony. Szablon jest to grupa zadań, z których możemy tworzyć nowe projekty, od razu na wstępie wypełnione tymi zadaniami. Może się to przydać kiedy nieregularnie mamy do wykonania jakiś powtarzalny zestaw zadań. Na przykład tworzenie nowego projektu programistycznego. Za każdym razem trzeba przecież stworzyć repozytorium w Git, skonfigurować webpacka, poustawiać lintery itp., itd.

Widok zadań

Na koniec główny widok aplikacji. Tak jak już pisałem, klikając przyciski z lewej przełączamy widok zadań na zadania z danego projektu/kategorii bądź te oznaczone gwiazdką. Widok ten wygląda jak poniżej:

Jak widzicie, i tak jak już wspominałem, jest to po prostu lista zadań wraz z informacjami o nich ustawionymi na widoku danego zadania.Każde zadanie ma po lewej kółko będące tak na prawdę guzikiem. Służy on do oznaczania zadania jako wykonane. Jeśli się go kliknie, zadanie jest wyszarzane i ląduje na dole listy. Następnego dnia przestaje się w ogóle pojawiać.

Jedna istotna sprawa. W dolnym prawym rogu, możemy zauważyć przycisk “plus”. Ten przycisk jest widoczny zawsze, w każdym widoku. Służy on do dodawania nowych zadań w tym widoku.

Jeśli rozmawiamy o dodawaniu nowych zadań, kiedy zainstalujesz Nozbe, razem z nim doda Ci się mała ikonka w tray’u systemowym. Jest to szybki sposób na dodawanie nowych zadań nawet jeśli Nozbe jest niewidoczne lub zamknięte.

Podsumowanie

Dlaczego tak lubię Nozbe? Ponieważ jest bardzo przydatne w zwiększaniu produktywności. Poza tym bardzo lubię dobrze wyglądające aplikacje a Nozbe jest, moim zdaniem, jedną z nich. Mam nadzieję, że ten wpis pokazał Wam co nieco, jak poprawić produktywność dzięki Nozbe… Jeśli nie znacie jeszcze dobrze metodologii Get Things Done, to myślę, że Nozbe jest dobrym sposobem aby zacząć. Aplikacja jest na tyle intuicyjna, że nauczycie się jak z niej korzystać bardzo szybko.

Niestety Nozbe nie jest darmowe… Pod tym linkiem dowiesz się ile kosztuje i jak go kupić. Jeśli skorzystasz z tego linku, a następnie dokonasz zakupu, powinieneś dostać dodatkowy miesiąc za free ;) Moim zdaniem warto!